İMZA YETKİLERİ

 

1. Kamu hizmetlerinin başvuru yapılan ilk kademeden sunulması ve sonuçlandırılması, başvuru mercii ile karar/onay mercii arasında birden fazla kademe oluşturulmaması esastır.

2. İdare başvuruların doğrudan kamu hizmetini sunan birime yapılmasını ve ilk kademede sonuçlandırılmasını sağlamak için gerekli tedbirleri alır.

3. Yönetim gözetim ve denetim alanına giren konulara ait ihbar, şikâyet ve icrai nitelikteki dilekçelerin Kaymakamlığımıza verilmesi esastır.

4. Doğrudan ilgili kuruma ya da birime başvuru yapılması halinde; Birim amirleri konunun kendi görev alanları içinde olması koşuluyla başvuruyu kabul ederek konuyu incelemeye ve işlem sonucunu veya talep edilen hususu dilekçe sahibine yazılı olarak bildirmeye yetkilidirler.

5. Dilekçe sahiplerine, dilekçenin havale edildiği birim tarafından 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması Dair Kanun hükmünce cevap verilir. Aksi belirtilmedikçe cevabi yazılar Kaymakamlığımıza hitaben yazılmaz.

6. İlçe Özel İdare Müdürlüğünce; sıhhi müesseselerin ruhsatlandırılması, numarataj, elektrik aboneliği, inşaat ruhsatları ile ilgili dilekçeler (Kaymakamlığımıza hitaben yazılmış olsa bile) doğrudan kabul edilerek, İlgili birim amirleri tarafından havalesi yapılarak işlem yapılır.

7. İlçe Nüfus Müdürlüğünce; önceki soyadını kullanma, din hanesinde değişiklik, çok vatandaşlık talebi, ölüm araştırmaları, kayıt düzeltme talepleri, kimlik kartı başvuruları, adres kaydı, pasaport ve ehliyet iş ve işlemleriyle ilgili dilekçeler (Kaymakamlığımıza hitaben yazılmış olsa bile) doğrudan kabul edilerek, İlgili birim amirleri tarafından havalesi yapılarak işlem yapılır.

8. İlçe Jandarma Komutanlığı ve Emniyet Müdürlüğünce; 2911 Sayılı Toplantı ve Gösteri Yürüyüşleri Kanunu kapsamı dışında kalan faaliyetlerle ilgili dilekçeler ile tüfek ruhsatı, mermi alımı, patlatma tedbiri, düğün, nişan, eğlence, çay partisi ile ilgili dilekçeler (Kaymakamlığımıza hitaben yazılmış olsa bile) doğrudan kabul edilerek İlgili birim amirleri tarafından havalesi yapılarak işlem yapılır.

9. Yukarıda belirtilen dilekçeler hariçinde kalan, kurumların sürekli hizmetlerine ilişkin diğer dilekçeler de doğrudan doğruya ilgili kuruluşa verilir ve kurumca kabul edilerek işlem yapılır.

1. İlçe dâhilindeki idari birimlerin kendi aralarındaki (emir ve direktif niteliği içermeyen) yazışmaları doğrudan doğruya yapmaları esastır.  İmza yetkisinin kullanılmasında hitap edilen makamın seviyesi ile konunun kapsam ve öneminin göz önünde tutulması temel ilkedir. Konunun kapsam ve önemine göre Kaymakamın görmesi gereken Kaymakamlığa hitaben yazılabilir. İlçe Kaymakamının görmesine gerek olmayan yazılar ile bu yönergeye uygun olmayan yazılar, Gürün Kaymakamlığına hitaben yazılmış olsa bile Yazı İşleri Müdürlüğünce teslim alınmaz, ilgili birime yönlendirilir.

2. İlçemiz dışında bulunan kurum ve kuruluşlardan gelen yazıların cevapları, yazının havale edildiği birim tarafından yazıyı tanzim eden (başlık bölümünde adı bulunan) kurum ve kuruluşa hitaben yazılır. Kaymakamlığımıza hitaben yazılmaz.

3. İlçedeki Belediyesi 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 78 inci maddesi uyarınca kamu kurum ve kuruluşları ile doğrudan yazışabilir. Ancak bu yazışmalardan Kaymakamlık Makamınca bilinmesi gerekenler ilgili -ilçe dâhilîlinde- birim amirince Kaymakamlık Makamına arz edilir ve Makamın direktiflerine göre gereği yapılır.

4. Mülkiyetin kamuya geçirilmesi kararları hakkındaki yazılar, doğrudan İlçe Malmüdürlüğüne veya ilgili kuruma hitaben doğrudan yazılır ve teslim edilir. Kaymakamlığa herhangi bir eşya, tüfek vb. emanet teslimi yapılmaz.

5. Mevzuatta Mülki Amir veya Kaymakam tarafından imzalanacağı belirtilen yazı, onay ve kararların süreçlerinin izlenmesine dair bütün iş ve işlemlerin sekretaryası konu, fiil veya haller mevzuatla kendilerine görev olarak verilen ilgili kamu, kurum ve kuruluşu tarafından yapılır.

6. Yazışmalarda 02/02/2015 tarihli ve 29255 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uyulacaktır.

7. Yetkilinin bulunmadığı ya da izinli olduğu hallerde vekili paraf veya imza yetkisini kullanır. Yetkilinin dönüşünde önemli konularda bilgi verilir. 

8. Kaymakamın onayına ve imzasına sunulacak yazılarda birim amirinin paraf ve imzası bulunacaktır.

9. Bilgi ve açıklama yapmayı gerektiren yazılar, birim amirince Kaymakama bizzat sunulacaktır. Kaymakamın imzasına sunulacak diğer yazılar Kaymakamlık Özel Kalemine teslim edilir.

10. Çok acil ve gecikmesinde sakınca bulunan haller hariç, imza için beklenilmeyip teslim edilen ilgiliden bilahare geri alınacaktır.

11. Kaymakamlığa imza için sunulacak yazılar, görevlendirilen memur tarafından, takip edilecek, ilgisi olmayan kişiler tarafından takip yapılmayacaktır.

12. Kaymakamlığa yapılan yazılı ve sözlü başvurular Yazı İşleri Müdürünce kabul edilecektir. Dilekçeler ilgili kuruluşa havale edilecektir. Gerek posta aracılığı ile gerekse bizzat dilekçe sahibi tarafından Kaymakamlığa intikal eden dilekçeler mutlaka kayıt altına alınacaktır.

13. “Şifre Mesajlar”, “Çok Gizli”, “Gizli”, “Kişiye Özel” ve “Kaymakam Adına” gelen bütün yazılar kapalı olarak Yazı İşleri Müdürlüğünce Kaymakama sunulmak üzere teslim alınacak ve kayıtları Yazı İşleri Müdürlüğünce tutulacaktır.

14. Kaymakamlığa gelen diğer yazılar Yazı İşleri Müdürlüğünce açılacak, görevli memurlar tarafından kaydedilecek, Kaymakam tarafından havalesi yapılacak ve dairesine zimmet karşılığında teslim edilecektir.

15. İmza yetkisi isteyen kurumlar yazılı olarak Kaymakamlığa başvuracaklar, yapılan başvurular İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce Makama sunulacaktır.

16. Yazıların Türkçe dil bilgisi kurallarına göre hazırlanması ve konuların açık bir ifade ile kısa ve öz olarak metne yansıtılması zorunludur. Bu amaçla memurların masalarında yararlanacaklar, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Türkçe sözlük ile Türkçe İmla kılavuzu bulundurulması sağlanacaktır.

17. Güvenli elektronik imzayla imzalanacak üretilmiş bir belgeden çıktı alınıp gönderilmesi, çıktının uygun bir kesimine “Belgenin Aslı Elektronik İmzalıdır” ibaresi konulur

1. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 15 inci maddesi uyarınca kamu hizmetleri hakkında basına, haber ajanslarına veya radyo televizyon kuruluşlarına bilgi ve demeç verme yetkisi Valilik Makamına aittir.                                                                                                                                                                                    
2. 03.02.2014 tarihli Sivas Valiliği İmza Yetkileri Yönergesi uyarınca; Yerel ve ulusal, yazılı veya görsel basın ve yayın organlarında çıkan ihbar, şikâyet ve dilekler hakkında basına bilgi verilmek üzere ilgili birim amirince Kaymakama bilgi arz edilecektir.

3. Her türlü basın toplantısı, televizyon ve radyo programına katılma önceden Valilik Makamından izin alınarak yapılabilir.

İKİNCİ BÖLÜM

• KAYMAKAMIN ONAYLAYACAĞI YAZILAR:

1. Bu yönergede belirtilen İlçe Kaymakamının imzalaması gereken yazılar dışında kalan her türlü İlçe içi yapılan yazışmalar.

2. Kaymakam tarafından imzalanması gerekenlerin dışında kalan, hesabata ve teknik hususlara ait olup, Kaymakam tarafından bilinmesi gerekmeyen yazılar ile bir dosyanın tamamlanması, bir işlemin sonuçlandırılması için bilgi ve belge istenilmesi ve bu yazıların cevapları için İlçe İdare Birimleri arasında doğrudan yazılacak yazılar ve bu kapsamda ildeki birimlerine gönderilecek yazılar,

3. Vilayet ve diğer illerden gelen, Kaymakam incelemesinden geçmiş, tasarrufa müteallik olmayan, genelge, yönerge, tebliğ ve yazıların kendi alt birimlerine duyurulmasına ilişkin yazılar,

4. Kendisine bağlı birimlere, teşkilatlarının iç işleriyle ilgili genel prensip arz etmeyen teknik ve mali konularda yazılan yazılar,

5. Kaymakamlık talimatı gerektirmeyip, konusu şikayet olmayan ve doğrudan ilgili birime verilen mutat dilekçelerin havalelerinin yapılıp işleme konulması.

6. Meslek içi eğitim kurslarının başlayış ve bitişlerinin alt birimlere bildirilmesine ilişkin yazılar.

7. Adli ve İdari Yargı tarafından (İcra Daireleri Dahil) Kaymakamlık aracı kılınmadan doğrudan gelen yazılara verilecek cevabi yazılar.

8. Kamu kurum ve kuruluşların hizmet alanına giren konularda vatandaşların ve diğer kurumların taleplerini kabul etmek, gereğini yerine getirmek ve sonucundan ilgililere bilgi vermek mahiyetindeki yazılar.

9. Birim personelinin kimlik belgeleri imzalamak.

10. İlçe içi yapılacak araç ve personel görevlendirilme yazılarının imzalanması.

12. Sivas Valiliği İl Yazı İşleri Müdürlüğünün 28/12/2016 tarihli ve 18695 sayılı yazısına istinaden, İlçemizde tiyatro vb. etkinlikler planlanması durumunda etkinliğin yapılmasına, komisyon değerlendirmesine istinaden, İlçe Milli Eğitim Müdürü tarafından karar verilir.

13. Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Vakfına müracaat eden vatandaşların başvuru dilekçelerini ilgili Vakıf Birimlerine havale etmeye, vakfın ihtiyaç duyduğu rutin bilgiler, teknik konular, kurumlardan bilgi alma içerikli yazılar, karar sonuçlarının vatandaşa bildirilmesine dair yazılar ile BİMER başvurularının cevaplandırılmasına ilişkin cevabi yazıları imzalamaya Vakıf Müdürü yetkilidir.                                                                                                                                                                                                                                                                
14. (27/10/2017-1618 onay ile ek) 6183 sayılı Kanun hükümlerine göre tanzim edilecek haciz varakalarını imzalamaya İlçe Malmüdürü yetkilidir.

1. Cumhuriyet Bayramı törenleri programının hazırlanması, dağıtılması ve uygulanması Kaymakamlığımız Yazı İşleri Müdürlüğünce koordine edilerek yürütülecektir.

2. Muhtarlar Günü Programının hazırlanması, dağıtılması ve uygulanması Kaymakamlığımız Yazı İşleri Müdürlüğünce koordine edilerek yürütülecektir.

3. Zafer Bayramı törenleri programının hazırlanması, dağıtılması ve uygulanması İlçe Jandarma Komutanlığınca Koordine edilerek yürütülecektir.

4. Şehitleri Anma Günü ile Gaziler Günü törenleri programının hazırlanması, dağıtılması ve uygulanması İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünce koordine edilerek yürütülecektir

5. Ulusal Egemenlik ve Çocuk Bayramı törenleri programının hazırlanması, dağıtılması ve uygulanması İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünce koordine edilerek yürütülecektir.

6. Atatürk’ü Anma ve Gençlik ve Spor Bayramı törenleri programının hazırlanması, dağıtılması ve uygulanması Gençlik Hizmetleri ve Spor İlçe Müdürlüğü tarafından koordine edilerek yürütülecektir.

7. 10 Kasım Atatürk'ü Anma Günü ve Atatürk Haftası programının hazırlanması, dağıtılması ve uygulanması İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünce koordine edilerek yürütülecektir.

8. İlçe Av Komisyon Kararları iş ve işlemler Gürün Ağaçlandırma ve Toprak Muhafaza Şefliği ve Gürün Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğünce birlikte yürütülecektir.

1. İmza yetkisinin devrinde Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır. Kaymakam gerek gördüğünde devrettiği yetkiyi her zaman geri alabilir.

2. Kurumlarca bu Yönerge ve 02/02/2015 tarihli Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik yeteri kadar çoğaltılmak sureti ile ilgili personele duyurulacaktır.

3. İlçedeki kurum amirleri bu yönergeye paralel bir İmza Yetkileri Yönergesi hazırlayıp yürürlüğe koyacaklardır.

4. Bu Yönergeden önce birim amirlerine verilmiş olan bütün yetkiler yürürlükten kaldırılmıştır.

1. Bu yönergede tadat, tasnif ve tarif edilemeyen hususlar ile tereddüde düşülen hususlarda Kaymakam emrine göre hareket edilecektir.

2. Bu Yönergenin uygulanmasından ve alt kademelere duyurulmasından Birim Amirleri sorumludur.

1. Bu yönerge hükümlerini Gürün Kaymakamı yürütür.

2. Bu Yönerge 25/08/2021 tarihinde yürürlüğe girer.